Come qualsiasi attività, online o offline che sia, anche il web ha i suoi obblighi di legge che vanno rispettati per non incorrere in sanzioni…anche piuttosto salate; avendo trovato online solo poche informazioni “fumose” o imprecise ho deciso di scrivere la mia guida personale, sperando di aiutare chi si avvicina per la prima volta al mondo web.
Le informazioni necessarie variano a seconda della tipologia di azienda o dell’attività svolta: mentre le Partite Iva e le società di persone hanno iter più snelli, le società di capitali e gli e-commerce hanno bisogno di più informazioni. Ecco la lista completa:
Siti aziendali di società di capitali
Dati necessari per SpA, SapA, Srl ed Srls
Le società di capitali sono obbligate a pubblicare informazioni legali nei propri scritti, comprese le e-mail, i siti web aziendali e i profili social. Fra i dati che devono essere pubblicati vi sono:
- la ragione sociale dell’azienda comprensiva di sede legale
- il Codice Fiscale e la Partita Iva
- l’Ufficio del Registro dove si è iscritti
- il Rea (Repertorio economico amministrativo)
- il capitale in bilancio o il capitale sociale
- l’eventuale liquidazione per scioglimento
- l’eventuale stato di società con unico socio (Spa e Srl unipersonali)
- i dati della società o dell’ente che dirigono o coordinano la società stessa
Siti aziendali di società di persone
Dati necessari per SS, Snc, Sas
Le società di persone hanno come unico obbligo quello di indicare la Partita Iva nella home page del loro sito, a prescindere da quale sia lo scopo dello stesso.
Per le società di qualsiasi tipo
Tutte le aziende e le imprese costituite in forma societaria hanno anche l’obbligo di legge di dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC).
L’indirizzo PEC dev’essere comunicato al Registro delle imprese, qualora la tua azienda ne sia sprovvista puoi indicare l’indirizzo di uno studio professionale (ad esempio il tuo commercialista) o di un’altra azienda collegata o sussidiaria. Anche l’indirizzo di posta certificata dev’essere presente e ben visibile sul sito web aziendale.
Consenso al trattamento dei dati personali
Qualora l’azienda, tramite il proprio sito web, profili social, newsletter o altro richieda i dati personali dell’utente, ad esempio nei form da compilare per richiedere informazioni, deve richiedere sempre un consenso informato. Quest’ultimo in genere riporta la normativa sulla tutela della privacy e l’utente deve espressamente accettare di cedere i propri dati all’azienda ed autorizzarla ad utilizzarli e trattarli.
Il trattamento dei dati personali infatti è concesso dalla legge solo su consenso esplicito dell’interessato. All’utente dev’essere quindi sempre sottoposta un’informativa sulla privacy che contenga:
- scopi e modi del trattamento dei dati
- il nome del responsabile del trattamento dei dati
- l’indicazione se i dati verranno o meno forniti a terzi
- se il consenso è obbligatorio e, in caso contrario, le conseguenze del rifiuto di fornire i dati personali
- il diritto alla privacy e alla riservatezza dei propri dati personali si è imposto solo in anni recenti, ma ha acquisito rapidamente una grande importanza
Utilizzo dei cookies
Anche l’utilizzo di cookies deve essere sempre notificato. I cookies permettono infatti di memorizzare i dati di navigazione e conoscere le abitudini sul web degli utenti o dei clienti e questi ultimi hanno il diritto di decidere se permettere all’azienda o meno di accedere a tali informazioni.
Informativa privacy e informativa cookies devono essere ben visibili su tutti i siti aziendali che, per qualsiasi motivo, trattano i dati web dei propri clienti o di chi semplicemente accede al sito durante la navigazione.
Se l’utilizzo dei cookies è essenziale per il corretto funzionamento del sito web e per il suo accesso l’utente deve comunque esserne informato e deve essergli data la possibilità di allontanarsi dal sito senza che i suoi dati siano stati acquisiti. Anche in caso questi dati vengano utilizzati per la semplice profilazione, anche in modo anonimo, l’utente deve esserne informato.
Email marketing e spamming
Per inviare ad un indirizzo email pubblicità di prodotti o servizi è prima necessario ottenere il consenso dell’intestatario dell’indirizzo email, anche quando l’indirizzo email è considerato di pubblico dominio o disponibile sul web.
Inviare email pubblicitarie a chi non ha espressamente dato il proprio consenso a ricevere questo tipo di comunicazioni può costituire un illecito civile, ovvero lo spamming, ed anche un grave reato penale, per il trattamento ed uso illegale dei dati personali.
È bene sottolineare che questo avviene anche quando l’interessato ha reso pubblico il proprio indirizzo, ad esempio pubblicandolo sul suo profilo di un social network o stampandolo sui biglietti da visita, ma non ha espressamente autorizzato l’azienda ad inviargli materiale pubblicitario.
E-Commerce
Tutte le aziende che svolgono attività di commercio elettronico, devono pubblicare gli estremi del venditore (domicilio o sede legale compresa posta elettronica), il numero di iscrizione Rea o Registro Imprese e l’indicazione dell’autorità competente in caso di attività soggetta a concessione, licenza o autorizzazione.
Sanzioni
Eccoci nella parte più dolora e molto più frequente di quanto si pensi.
Per il mancato rispetto della legge sono previste sanzioni pecuniarie che vanno dai 206 ai 2.065 euro per la mancata pubblicazione delle informazioni societarie e dai 6.000 ai 36.000 euro per il mancato rispetto della privacy degli utenti; la sanzione può inoltre arrivare a 126.000 euro in caso di raccolta illegittima di dati sensibili.
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